Etapas¶

Cuando una oportunidad es recibida en el Opportunity Hub, puede pasar por diversas etapas hasta ser automatizada. También puede ser marcada como rechazada o redirigida a otra área.

El Opportunity Hub ofrece todo el control para que el equipo interno responsable trabaje las oportunidades recibidas según las reglas y prioridades de su empresa.

Detalles de la oportunidad¶

Al hacer clic en una de las oportunidades recibidas, accedemos a la página de detalles de esa oportunidad, donde podemos visualizar toda la información completada en el formulario de envío, así como gestionar su estado y acciones relacionadas.

En la parte superior derecha de esta página, encontramos un botón llamado Acciones. Este botón abre un menú de acciones rápidas que se pueden realizar en esta oportunidad, mostrando las siguientes opciones:

Redirigir: Cuando la oportunidad encaja mejor en otra área o solución, podemos redirigirla por correo electrónico al responsable adecuado.

Rechazar: Si la oportunidad no cumple con los criterios para la automatización, podemos rechazarla, con la opción de enviar un mensaje explicando la decisión.

Duplicar: Crea una copia exacta de la oportunidad actual, incluyendo toda la información completada.

Editar: Permite modificar la información general completada en el formulario de envío de la oportunidad.

Eliminar: Elimina permanentemente la oportunidad de la plataforma.

Compartir enlace: Opción para enviar el enlace de la oportunidad por correo electrónico o copiar el enlace.

Resumen¶

En la pestaña de Resumen, podemos ver un resumen completo de la oportunidad. Aquí podemos seguir algunos datos en gráficos de la oportunidad, como:

Puntuación
Dificultad para implementar
Ahorro de horas potencial
ROI proyectado
FTE proyectado
Ahorro potencial

Además, la información general completada, los documentos enviados en el formulario de envío y el colaborador responsable de la oportunidad.

Ejemplo:

Evaluación¶

En la pestaña Evaluación, encontramos las variables de primer nivel completadas durante el envío.

Las variables pueden ser evaluadas y ajustadas según la necesidad de cada proceso.

Aquí también se encuentran las variables de segundo nivel que pueden ser completadas en el momento de evaluación de la oportunidad por el equipo interno responsable del análisis.

Búsqueda, Filtro y Ordenación

Para facilitar la búsqueda de variables, podemos usar el menú de búsqueda, filtro y ordenación.

Búsqueda: Escriba en la barra de búsqueda el nombre de la variable.
Filtro: Aplique filtros para encontrar variables:
- Impacto en la puntuación
- Respuesta original
- Revisión
Ordenación: Seleccione el orden deseado:
- Puntuación más baja
- Puntuación más alta

Ejemplo:

Registro de actividades¶

En esta pestaña encontramos el registro de todos los eventos relacionados con esta oportunidad, como cambios de estado, variables, entre otros.

Se listan la descripción del evento, fecha y hora y el usuario responsable de la acción.

Búsqueda, Filtro y Ordenación

Para facilitar la búsqueda del registro, podemos usar el menú de búsqueda, filtro y ordenación.

Búsqueda: Escriba en la barra de búsqueda el nombre del autor del evento.
Filtro: Aplique filtros para encontrar eventos:
- Usuario
Ordenación: Seleccione el orden deseado:
- Fecha
- Usuario

Ejemplo:

Lista de Etapas¶

El Opportunity Hub organiza las oportunidades en diferentes etapas, permitiendo que el equipo interno responsable gestione el flujo de trabajo de manera eficiente. A continuación, detallamos cada etapa y sus funcionalidades:

Filtrando¶

Cuando una oportunidad es enviada, inicialmente entra en el Opportunity Hub en la etapa de Filtrando. Desde el principio, se asigna una puntuación basada en los pesos de las variables y las respuestas proporcionadas en el formulario de envío, ayudando a priorizar las oportunidades con mayor potencial.

En esta etapa, el equipo interno puede revisar la información proporcionada por el remitente haciendo clic en la tarjeta de la oportunidad y decidir si debe ser evaluada más a fondo.

Si la oportunidad muestra potencial, el equipo interno puede hacer clic en el botón Iniciar Evaluación, moviendo la oportunidad a la etapa de Evaluando.

Evaluando¶

Es aquí donde ocurre el análisis, realizado por el equipo interno que puede llevar a cabo entrevistas con el colaborador que envió la oportunidad y comienza a evaluar variables más avanzadas sobre el potencial de esta oportunidad.

A lo largo del proceso de evaluación, el equipo interno revisa las respuestas presentadas por el remitente, pudiendo confirmarlas o modificarlas si es necesario, haciendo ajustes en la puntuación de la oportunidad a medida que se proporcionan nuevas respuestas.

La evaluación puede finalizarse haciendo clic en el botón Enviar Evaluación y será movida a la etapa de Listo.

Si aún faltan informaciones y el equipo interno necesita más tiempo para concluir la evaluación, puede hacer clic en el botón Guardar Borrador, así, las respuestas completadas hasta el momento se mantendrán, y la oportunidad permanecerá en la etapa de Evaluación para ser retomada posteriormente.

Listo¶

Tras la conclusión de la evaluación, si la oportunidad se considera adecuada para la automatización, será marcada como Listo.

En esta etapa, el equipo interno responsable puede revisar toda la información y garantizar que todo esté en orden antes de proceder al desarrollo. Aquí también es posible definir el nivel de prioridad de la oportunidad, ayudando a organizar el backlog de desarrollo.

Al hacer clic en el botón Hazio una prioridad, se abrirá una ventana para seleccionar el nivel de prioridad: 0 siendo la menor prioridad y 10 siendo la mayor prioridad.

Al guardar, la oportunidad será movida a la etapa de Priorizado.

Priorizado¶

Las oportunidades que llegan a esta etapa son aquellas que pasaron por una evaluación completa y fueron consideradas listas para ser automatizadas.

En esta etapa, el equipo interno puede redefinir la prioridad de la oportunidad, haciendo clic en el botón Editar prioridad.

También puede dirigir las oportunidades al equipo de desarrollo, haciendo clic en el botón Iniciar desarrollo.

Desarrollando¶

Es aquí donde la oportunidad llega al equipo de desarrollo responsable.

En este punto, la oportunidad ya ha sido evaluada y revisada, teniendo toda la información necesaria documentada para iniciar el proceso de desarrollo de la automatización.

Aquí el equipo puede hacer clic en Crear automatización, esta acción creará automáticamente una nueva automatización en el Orquestador BotCity basada en la información proporcionada en la oportunidad.

Automatizado¶

Cuando una oportunidad es marcada como Automatizada, significa que el desarrollo y la implementación de la automatización se han completado con éxito.

Atención

Una vez automatizada, la oportunidad no puede ser editada.

En esta etapa es posible acceder a la automatización creada en el Orquestador BotCity haciendo clic en el botón Orquestador, también es posible visualizar los dashboards de rendimiento de la automatización haciendo clic en el botón Insights.

Rechazado¶

Si en algún momento del recorrido, el equipo responsable percibe que la oportunidad definitivamente no encaja en los criterios para ser automatizada y no tiene potencial para ser dirigida a otra área o solución, esta oportunidad puede ser rechazada.

Esta acción puede realizarse al acceder a la tarjeta de la oportunidad, hacer clic en el botón Acciones, en la parte superior derecha, y seleccionar la opción Rechazar.

Se abrirá una ventana para confirmar el rechazo. También se puede enviar un mensaje explicando esta decisión al remitente, si lo desean. Al confirmar, la oportunidad será marcada como rechazada.

Consejo

Es importante rechazar una idea para organizar el backlog y evaluar el potencial total de las oportunidades con precisión.

Redirigido¶

En cualquier momento de este recorrido, una idea puede encajar mejor en otra área u otro tipo de solución que no sea automatización.

Esta acción puede realizarse al acceder a la tarjeta de la oportunidad, hacer clic en el botón Acciones, en la parte superior derecha, y seleccionar la opción Redirigir.

Se abrirá una ventana para insertar el correo electrónico del destinatario, el nombre del área o equipo responsable y un mensaje. Al confirmar, la oportunidad cambia a Redirigido.

Consejo

Esta acción envía toda la información relevante sobre esta oportunidad por correo electrónico a la persona más adecuada para manejarla.

Finalizando¶

De esta forma, el Opportunity Hub ofrece una estructura clara y eficiente para gestionar oportunidades desde el envío hasta la automatización, garantizando que cada etapa del proceso sea cuidadosamente evaluada y tratada según sea necesario.

Con esto, las empresas pueden maximizar el potencial de automatización, asegurando que las oportunidades más prometedoras, de acuerdo con los propios criterios definidos por la empresa, sean priorizadas y desarrolladas.